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Excel找出重複資料的應用情境與基本概念方法一：用條件格式標示重複值操作步驟進階應用常見錯誤與提醒實務案例方法二：用「移除重複」功能刪除重複資料操作步驟注意事項常見錯誤實務案例方法三：用公式找出、標示與統計重複資料常用公式1. COUNTIF：計算某值出現次數2. 標示重複/唯一值3. 多欄位重複判斷4. UNIQUE、FILTER（新版Excel）實務案例常見錯誤進階技巧：多欄位/多條件找重複操作範例實務案例常見問題與注意事項Q1：條件格式標示後，如何只篩出重複資料？Q2：移除重複後資料順序亂了怎麼辦？Q3：為何條件格式無法正確標示重複？Q4：新版Excel有哪些找重複新功能？Q5：處理重複資料前有何建議？實務案例：客戶名單重複資料處理範例處理流程進階協作推薦：大型資料重複管理工具總結與選擇建議
Excel找出重複資料的應用情境與基本概念
在日常專案管理、團隊協作或資料分析工作中，重複資料常見於客戶名單、訂單明細、問卷回收、資產盤點等多種情境。這些重複資訊若未妥善處理，容易導致統計錯誤、重複聯絡、資源浪費，甚至影響決策品質。
重複資料類型常見舉例：
– 單欄重複：如電話號碼、電子郵件重複出現。
– 多欄重複：如「姓名+電話」同時重複才算重複。
– 全列重複：整行內容完全相同。
常見處理目的：
– 標示重複值以便檢查
– 移除重複項，保留唯一資料
– 統計重複次數，分析資料品質
方法一：用條件格式標示重複值
條件格式是Excel內建的視覺化工具，可快速高亮顯示重複資料，常用於初步檢查名單或報表。
操作步驟
選取資料範圍（如A2:A100）。
點選「首頁」>「條件格式」>「突出顯示儲存格規則」>「重複值」。
選擇想要的顏色，按「確定」。
進階應用
只標示唯一值：在「條件格式」選單中選擇「自訂公式」搭配COUNTIF公式。
多欄位重複標示：選取多欄範圍，設定自訂公式（如=COUNTIFS(A:A,A2,B:B,B2)>1）。
標示第一次出現以外的重複：利用公式=COUNTIF($A$2:A2,A2)>1。
常見錯誤與提醒
條件格式僅標示，不會移除資料。
若資料包含空白列，建議先清理空值。
多欄位重複需用自訂公式，否則僅針對單欄。
實務案例
在客戶名單整理時，先用條件格式標示重複電話，快速檢查是否有重複聯絡人，避免重複發送通知。
方法二：用「移除重複」功能刪除重複資料
當需要清理資料、只保留唯一項目時，「移除重複」功能非常實用，適合名單去重、訂單彙整等需求。
操作步驟
建議先備份原始資料，避免不可逆損失。
選取需處理的資料範圍（可包含多欄）。
點選「資料」>「移除重複」。
勾選判斷重複的欄位（如同時勾選「姓名」與「電話」）。
按「確定」，系統會自動刪除重複項，只保留第一筆。
注意事項
操作不可逆，刪除後無法還原，務必先備份。
多欄位判斷時，僅當所有勾選欄位內容皆相同才視為重複。
移除後資料排序可能變動，建議先排序或加上序號欄。
常見錯誤
忽略備份，導致資料遺失。
未正確選擇判斷重複的欄位，造成誤刪。
實務案例
彙整活動報名表時，利用「移除重複」功能，根據「姓名+電話」去除重複報名，確保每人僅計算一次。
方法三：用公式找出、標示與統計重複資料
對於需要進一步分析或自動化處理的情境，Excel公式提供更高彈性。常用於統計重複次數、篩選重複資料、標示唯一值等。
常用公式
1. COUNTIF：計算某值出現次數
公式範例：=COUNTIF(A:A, A2)
應用說明：在B2輸入，向下填滿，可得A欄每個值的出現次數。
2. 標示重複/唯一值
重複值判斷：=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "重複", "唯一")
只標示第一次出現：=IF(COUNTIF($A$2:A2, A2)=1, "首次", "重複")
3. 多欄位重複判斷
公式範例：=COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1
應用說明：同時判斷A、B欄內容是否重複。
4. UNIQUE、FILTER（新版Excel）
UNIQUE：自動列出唯一值
=UNIQUE(A2:A100)
FILTER：篩選出重複資料
=FILTER(A2:A100, COUNTIF(A2:A100, A2:A100)>1)
實務案例
分析訂單明細時，利用COUNTIF統計每個商品編號出現次數，快速找出熱銷與異常重複項。
常見錯誤
公式範圍未鎖定，導致結果錯誤。
舊版Excel無法使用UNIQUE、FILTER函數。
進階技巧：多欄位/多條件找重複
在實務上，常需根據多個欄位組合判斷重複（如同名同電話才算重複）。這時可用「移除重複」的多欄選擇，或用COUNTIFS公式。
操作範例
COUNTIFS判斷：
=COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1
若回傳TRUE，代表A、B欄組合重複。
條件格式自訂公式：
選取A2:B100，條件格式公式輸入：
=COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B$2:$B$100, $B2)>1
實務案例
處理員工出勤紀錄時，需判斷「員工編號+日期」是否重複打卡，避免計算錯誤。
常見問題與注意事項
Q1：條件格式標示後，如何只篩出重複資料？
A：可加一輔助欄用COUNTIF公式標示重複，然後用篩選功能只顯示「重複」項。
Q2：移除重複後資料順序亂了怎麼辦？
A：建議先加一「序號」欄，移除重複後再依序號排序還原原始順序。
Q3：為何條件格式無法正確標示重複？
A：請確認選取範圍正確，且無空白或格式錯誤；多欄重複需用自訂公式。
Q4：新版Excel有哪些找重複新功能？
A：新版支援UNIQUE、FILTER等動態陣列函數，可更方便找出唯一值或重複項。
Q5：處理重複資料前有何建議？
A：務必先備份原始資料，避免不可逆損失。大量或複雜資料可考慮用專業協作工具管理。
實務案例：客戶名單重複資料處理範例
情境說明：
某公司行銷團隊需整理一份客戶名單，避免重複寄送活動邀請。名單包含「姓名」、「電話」、「電子郵件」。
處理流程
用條件格式標示電話重複，初步檢查資料品質。
用COUNTIFS判斷「姓名+電話」組合重複，確保同名同電話才算重複。
備份資料後，使用「移除重複」功能，勾選「姓名」與「電話」欄，刪除重複項。
用UNIQUE函數產生唯一名單（如適用新版Excel）。
最終檢查，確認每位客戶僅出現一次，避免重複聯絡。
進階協作推薦：大型資料重複管理工具
當資料量龐大、需多人協作或跨部門管理時，Excel雖然靈活，但在權限控管、資料同步、重複檢查等面向較為有限。此時可考慮專業數位協作平台，如 Monday.com 或 ClickUp，這類工具支援自動化重複檢查、權限管理、多人即時協作，適合專案管理、銷售團隊、HR等部門。
適用情境與優點：
– 大型名單或多表單資料需集中管理
– 多人同時編輯，降低重複或遺漏風險
– 可自動設計重複檢查流程，提升效率
總結與選擇建議
Excel找重複資料的方法多元，建議根據資料規模與處理需求選擇：
條件格式：適合快速檢查與視覺標示，操作簡單。
移除重複：適合清理名單、保留唯一值，需注意不可逆。
公式應用：彈性高，適合統計、篩選、進階判斷。
多欄位/多條件：用COUNTIFS或多欄移除重複，適合複雜資料。
協作平台：資料龐大或需多人協作時，建議用Monday.com等專業工具。
建議先備份資料，根據實際需求選用最合適的方法，必要時可結合多種工具，確保資料品質與處理效率。